Archivage électronique : prise de conscience des entreprises

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Si les organisations françaises se sont massivement engagées dans des projets de dématérialisation, les approches observées par Markess International en termes d’archivage et de conservation des contenus électroniques montrent qu’elles ne sont encore pour la plupart qu’au début de leur réflexion, même si ces deux domaines sont essentiels à la bonne gestion du cycle de vie des contenus. Ainsi, sur un échantillon de 165 entreprises et organisations publiques basées en France et interrogées au cours du troisième trimestre 2007, il apparaît que :
– Seul un tiers de ces organisations archivent leurs contenus électroniques dans le cadre d’une politique clairement définie et le plus souvent portée par la direction générale. Certains profils d’organisations sont d’ailleurs plus matures que d’autres à ce sujet telles
que de grandes entreprises issues de la distribution, de la banque et de l’assurance ou de l’industrie ;
– La responsabilité relative à l’archivage et à la conservation des contenus électroniques est encore fortement disséminée dans la majorité des organisations, entre plusieurs entités relevant davantage d’une approche en silo que d’un réel projet d’entreprise.

Pour autant, qu’elles soient publiques ou privées, les organisations comptent bien se pencher sur le sujet à court terme avec près d’une sur deux qui indique réfléchir à la mise en place d’une politique dédiée d’ici 2009. Les facteurs considérés comme de potentiels
catalyseurs de l’archivage de contenus électroniques ne manquent pas :
– Volonté d’améliorer les processus internes (en facilitant l’accès aux contenus et le partage des informations et des connaissances) ;
– Volume croissant de contenus dématérialisés;
– Contexte légal et réglementaire (Bâle 2, Sarbanes-Oxley, directive MiFID, Loi sur l’Economie Nume?rique, etc.);
– Enjeux sécuritaires ;
– Réduction des coùts, gains de productivité, etc.

Hélène Mouiche, chargée d’études senior chez Markess International, souligne que « le principal catalyseur réside peut-être tout simplement dans la prise de conscience des risques associés à certains contenus électroniques, notamment ceux à valeur probante. »

Les contenus électroniques identifiés comme devant être archivés par les organisations interrogées sont en effet majoritairement à valeur probante. Ces sont des contenus pour lesquels une preuve d’authenticité et d’intégrité peut être demandée en cas de contrôle, de litige, etc., qu’ils soient relatifs aux ressources humaines (bulletins de paie plus particulièrement), à la finance/comptabilité (factures essentiellement) et à la fonction commerciale (contrats commerciaux, par exemple). Cela implique que l’archivage doit se faire dans des conditions garantissant l’intégrité du contenu et l’identification de son auteur, grâce notamment à un certificat de signature électronique. La mise en place de l’archivage de contenus électroniques n’est pas non plus sans provoquer quelques changements dans les modes de travail. Impacts organisationnels mais aussi absence de solutions globales qui permettraient aux organisations de gérer l’ensemble du cycle de vie des contenus, depuis leur création jusqu’à leur archivage, figurent ainsi parmi les premiers freins au développement de l’archivage de contenus électroniques selon les organisations interrogées.

Markess International estime que la physionomie du marché permet de répondre à tout ou partie de ces freins. Les prestataires sur le marché de l’archivage de contenus électroniques présentent en effet des profils très divers et complémentaires. Ils interviennent
fréquemment en partenariat avec d’autres acteurs afin de proposer une solution complète pouvant ainsi couvrir tout ou partie de la chaîne associée au cycle de vie des contenus électroniques :
– Éditeurs spécialistes du contenu (*), éditeurs d’ERP
– Fournisseurs de solutions d’infrastructure matérielle (stockage, sauvegarde)
– Intégrateurs/SSII
– Tiers archiveurs
– Cabinets de conseil
– Tiers de confiance
– Hébergeurs
– Opérateurs de services externalisés (ASPs et spécialistes de l’archivage papier), etc.

L’ensemble de ces acteurs agit sur un marché des logiciels et services dédiés à l’archivage de contenus électroniques estimé par Markess International à 105 millions d’euros en France en 2007. Ce marché devrait croître au rythme moyen annuel de 31% sur la période 2007-2009 et ainsi atteindre 180 millions d’euros en 2009.