Dématérialisez vos factures

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La dématérialisation fiscale de la facturation intéresse de plus en plus. Pour le constater, il suffit de se rendre dans l’un des nombreux salons ou conférences traitant du sujet: des représentants d’entreprises de toute taille et de tout secteur s’y informent. D’abord, parce que bon nombre d’entreprises leaders lancent des projets. Convaincues de l’intérêt qu’elles trouveront dans la dématérialisation des factures, les entreprises sélectionnent des plates-formes adaptées à leurs besoins et proposent aux fournisseurs de s’en servir pour leur transmission. Ensuite, ces fournisseurs doivent adhérer au concept et surtout s’impliquer, car les émetteurs des factures sont les clés de la réussite. La dernière phase consiste à augmenter progressivement le nombre de factures échangées de manière dématérialisée. Aujourd’hui, la plupart des secteurs d’activités découvrent la dématérialisation des procédures. «Plus avancés sur le sujet, les grands groupes de la distribution, comme Carrefour, Auchan ou Leroy-Merlin, se situent actuellement dans cette seconde phase de conviction de leurs fournisseurs, explique André Vital, Pdg de Seres. Les acteurs de l’industrie par exemple de l’automobile, historiquement en avance pour les échanges de données informatisés, semblent encore attentistes. La faute vient peut-être du manque d’engagement de l’administration sur le sujet, par rapport à d’autres sujets, comme la dématérialisation des marchés publics ou de la TVA. Quand bien même le fisc serait aussi gagnant en automatisant les moyens de contrôle.»

Quoi qu’il en soit, les entreprises souhaitent appliquer aux factures les mêmes bénéfices récoltés par la dématérialisation d’une majorité des processus d’entreprise : déclarations fiscales et sociales et paiement liés, appels d’offres, travail collaboratif, etc. Leur leitmotiv est triple : réduire les frais de gestion, augmenter la sécurité et la fiabilité des factures, supprimer le volumineux archivage légal des documents papier.

À la lecture des différentes études, la motivation financière est évidente. En effet, une facture papier génère des frais parfois négligés d’abord, côté fournisseur: impression du document (papier+encre+amortissement imprimante+temps consacré); expédition (timbre+ enveloppe+temps consacré à la mise sous pli et à l’envoi); archivage (organisation+espace occupé pendant dix ans). Côté client, les frais sont tout aussi conséquents : réception du document, intégration dans le circuit de facturation, archivage. Globalement, d’un côté comme de l’autre, une facture coûte entre 16 et 18 euros. «La dématérialisation de la facture électronique permet une économie moyenne de 10 euros par facture reçue et de 5 euros par facture émise», affirme Christophe Caseau, directeur marketing business to business chez Orange Business Services. En aparté, il faut noter que le service achats du groupe France Télécom utilise la facture dématérialisée lorsqu’elle est intégrée par ses fournisseurs. Un autre bénéfice est souligné par Olivier Ferhat, directeur commercial pour l’Europe de l’Ouest et les pays francophones chez Sterling commerce. «Sans compter les retards éventuels de La Poste, une facture est traitée en une dizaine de jours. La dématérialisation permet une intégration immédiate dans le système informatique du client. Elle évite les erreurs de ressaisies. Lorsque la facture est bien intégrée, elle est accrochée au bon de commande, de livraison ou bordereau de paiement. Indexée, elle est facile à retrouver rapidement à l’aide d’un moteur de recherche et optimise le processus en cas de litige.»

Le dernier atout réside dans l’archivage électronique des documents. En effet, selon les directives de la Direction générale des impôts (DGI), une entreprise qui émet ou reçoit une facture doit en conserver la trace parfois pendant dix ans. Et, un serveur informatique tient bien moins de place et nécessite moisn d’organisation qu’une salle d’archives. « ttention toutefois, prévient Olivier Ferhat, à respecter les conditions légales, au risque d’avoir à repayer la TVA, soit près de 20% du chiffre d’affaires».

À propos de réglementation, la directive 2001/115/CE qui se substitue à l’agrément précédemment octroyé par la DGI, permet notamment aux tiers de confiance de dématérialiser pour le «compte de». Cette faculté autorise même les prestataires à proposer des offres intermédiaires de numérisation des factures papier. «Il s’agit d’une vision économique pour les plus petits émetteurs de factures. Ils diminuent les coûts inhérents à la facture en commençant par numériser leurs factures au lieu de l’imprimer», explique Cyrille Sautereau, P-dg de Deskom.

Pour l’heure, la dématérialisation fiscale de la facture vise plutôt les fournisseurs qui émettent un nombre très élevé de factures en utilisant un logiciel vendu entre 10 000 et 40 000 euros. Comme le conseille Vincent Goberville, gérant de @GP: «les entreprises qui effectuent moins de 100 traitements par jour auront intérêt à louer les services plutôt que d’acheter une licence.» Dans ce cas, le traitement et l’archivage légal d’une facture coûtera entre 0,15 et 0,60 euros.

Dossier réalisé par Xavier Fodor avec Marjorie Dos Santos

RÉGLEMENTATION : L’Europe simplifie les règles

Avant la mise en place de la Directive 2001/115/CE, les multinationales devaient jongler avec une quinzaine de réglementations, pour opérer dans l’Union Européenne. Les informations devant figurer sur une facture, la transmission et le stockage électroniques, l’émission et le traitement de celles-ci par une tierce personne, différaient selon les pays. Un véritable casse-tête pour les entreprises! La nouvelle directive modifie la directive 77/388/CE. Adoptée le 20 Décembre 2001, la directive européenne 2001/115/CE, dans tous les états membres, a permis de simplifier les règles de facturation et d’autoriser la substitution de la facture électronique à la facture papier. Ainsi, elle établit, d’une part, une liste harmonisée des mentions devant obligatoirement figurer sur toute facture et, d’autre part, elle impose un cadre juridique communautaire pour l’autofacturation et la sous-traitance des opérations de facturation.
La directive 2001/115/CE prévoit également que toute facture émise par voie électronique doit être acceptée par les États membres à condition que l’authenticité de son origine et l’intégrité du contenu soient garanties, soit au moyen d’une signature électronique, soit au moyen d’un échange de données informatisées (EDI), soit tout autre moyen électronique accepté par les états membres. De plus, elle autorise le stockage électronique des factures, tout en laissant aux états membres la possibilité d’imposer leurs propres conditions quant aux techniques de sécurité utilisées et quant au lieu du stockage.

Les principales informations devant figurer sur toute facture fiscale dématérialisée :

> la date de délivrance de la facture,
> un numéro séquentiel, basé sur une ou plusieurs séries, qui identifie la facture de façon
unique,
> le numéro d’identification à la TVA du fournisseur qui a effectué la livraison de biens ou
la prestation de service,
> le numéro d’identification à la TVA du client qui a reçu la livraison de biens ou une prestation
de service (s’il est assujetti),
> le nom complet et l’adresse du fournisseur et du client,
> la quantité et la nature des biens livrés ou l’étendue et la nature des service rendus,
> la date à laquelle est effectuée (ou achevée), la livraison ou la date à laquelle est versé
le paiement,
> le taux de TVA appliqué,
> le montant de la taxe à payer.