La dématérialisation: toute une histoire pour les entreprises

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Grâce à la Directive 2001/115/CE, la dématérialisation des factures fait de plus en plus d’adeptes au sein des entreprises françaises. Les gains de temps et de productivité ainsi que les économies réalisées sont autant de finalités qui permettent l’intégration de la dématérialisation au sein des entreprises. Il existe trois approches: la dématérialisation de facture papier, la dématérialisation simple de factures et la dématérialisation fiscale. Les deux premières ne permettent pas aux entreprises de s’affranchir de la facture papier en raison de la législation en vigueur.
Selon l’étude menée en mars et avril 2007 auprès de 200 entreprises et une trentaine de prestataires par la société d’études et de conseils Markess International, 67% d’entre elles avouent être adeptes de la dématérialisation et 29% y ont déjà recours en 2007. Au sein des entreprises, qu’elles soient clients ou fournisseurs, la dématérialisation simple des factures est la forme la plus répandue. La dématérialisation des factures papier, quant à elle,  concerne 35% des entreprises interrogées. D’ici 2009, ce taux s’élèvera à 66%. Un client sur trois a recours à la dématérialisation des factures papier entrantes et un quart des entreprises déclare pratiquer la dématérialisation fiscale.

L’aptitude à dématérialiser varie selon la taille de l’entreprise. Pour preuve, 51% des entreprises de moins de 249 salariés sont adeptes, contre 71% des entreprises de 250 à 1.999 salariés et 84% pour celles de plus de 2.000 salariés. La maturité vis-à-vis de la dématérialisation est également différente selon les secteurs d’activités. La distribution, le commerce, l’industrie ainsi que les télécommunications et l’informatique font partie de ces secteurs les plus matures qui influent un réel dynamisme au sein de leur écosystème. La raison de cette maturité est simple: l’expérience acquise en matière d’échanges de données informatisées (EDI) et de volumes de factures à traiter.  À l’inverse le secteur des services (banques, assurances) est lui le plus en retard avec seulement 59% des entreprises qui ont recours à la dématérialisation.

Si la dématérialisation de factures papier et la dématérialisation simple de factures peuvent constituer une étape avant la dématérialisation fiscale, beaucoup d’entreprises basculent directement sur cette forme zéro papier. Ainsi, 28% des entreprises interrogées par Markess International sont opérationnelles sur la dématérialisation fiscale. Cependant, pour 3% d’entre elles,  la dématérialisation fiscale est opérationnelle avec la majorité de leurs partenaires, contre 17% qui ne la pratiquent pas encore et 8% en phase pilote. Pour ces entreprises déjà adeptes de la dématérialisation fiscale, les intérêts sont nombreux: réduction des coûts, zéro papier (démarche écologique), satisfaction du client, gain de temps et de productivité, moins d’erreurs, etc. La peur de perdre des clients, des marchés, de perdre en crédibilité poussent aussi ces entreprises à utiliser la dématérialisation fiscale. Mais la dématérialisation fiscale ne fait pas que des émules. L’intégration au système d’information existant (50%), la méconnaissance par les fournisseurs de la législation (40%), la faible maturité technologique des entreprises (27%) sont autant de freins majeurs à la dématérialisation fiscale selon certains fournisseurs.

Ces mêmes fournisseurs sont les éléments moteurs, la composante essentielle dans le processus de la dématérialisation fiscale, pour que celle-ci soit optimisée. Selon l’étude de Markess International, ce sont les demandes formulées par leurs clients qui poussent les fournisseurs à dématérialiser fiscalement. Selon Hélène Mouiche, chargée d’études senior pour Markess International, les éléments déclencheurs de projets de dématérialisation fiscale sont nombreux “standardisation des formats, plus grande clarté quant aux règles fiscales, aux démarches à suivre, simplification des procédures, coût moindre des solutions de dématérialisation, etc”. Et d’ajouter “même si le premier accélérateur cité spontanément par les entreprises se trouve être la demande, voire la pression des clients”. Il existe donc des catégories de comportements des fournisseurs selon les clients: les contraints qui ne voient pas forcément les avantages de la dématérialisation et ne répondent aux clients qu’en vue de maintenir des relations commerciales (banque, BTP), les réfractaires qui ne veulent pas dématérialiser (commerce de détail, artisans), les anticipateurs (automobile, agro-alimentaire, distribution) et les suiveurs qui sont conscients et accompagnent leurs clients dans leur projets (location de véhicules, imprimerie, assurance, etc).

Mais l’intégration de la dématérialisation sous toutes ses formes ne peut se faire sans l’aide, la participation de prestataires. Parmi ces derniers, les plus sollicités sont les opérateurs EDI (34% des entreprises les citent), les opérateurs de services (29%) et les éditeurs de logiciels (29%). Ces prestataires peuvent aussi bien ne couvrir qu’une forme de dématérialisation (EMC pour exemple) ou au contraire couvrir  les deux tiers (b-process, cegedim) ou l’ensemble de la dématérialisation (Deskom, le groupe La Poste).  Pour l’ensemble de ces 36 prestataires interrogés, les services à développer d’ici 2009 sont entres autres l’archivage électronique à valeur légale (+43%), la gestion de relance des factures (+31%).