Planification des rendez-vous à l’hôpital de Draguignan

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À la tête d’une équipe de quatre techniciens, Eliane Grelier conduit la mise en œuvre des projets informatiques de l’hôpital de Draguignan. Dans cet établissement de 666 lits gérés par 1 050 employés, le système d’information actuel traite l’ensemble des données relatives aux patients externes et hospitalisés, de leur accueil à leur sortie, en passant par les différents examens prescrits (analyses, examens radiologiques, prescriptions médicamenteuses…).

Jusqu’à présent, les secrétariats des différents services géraient un cahier par salle de consultation, sur lequel étaient consignées manuellement les prises de rendez-vous pour les différents médecins. L’idée était d’offrir un outil centralisé de gestion des rendez-vous patients, utilisables par plusieurs services. Même si les besoins d’informations et les contraintes des prises de rendez-vous diffèrent d’un service à un autre, il nous paraissait aberrant de cloisonner les dispositifs, dans un système d’information organisé autour du patient. Le système devait être accessible à tout le monde et, grâce à des droits d’accès individuels permettre, par exemple, au médecin d’y consigner en fin de journée ses rendez-vous, alors que la secrétaire n’est plus là. Nous avons donc choisi une solution transversale de planification de rendez-vous. Elle est actuellement utilisée par le service de radiologie et sera prochainement accessible aussi aux secrétaires et praticiens du laboratoire d’analyses et du service de pédiatrie avant d’être déployée à travers l’ensemble des services de l’hôpital.

La richesse fonctionnelle a constitué notre premier critère discriminant. Il nous fallait en effet disposer d’un produit capable de prendre en compte les pics d’activité et de proposer automatiquement des agencements de rendez-vous, selon les contraintes du moment, de gérer les prises de rendez-vous par médecin, par ressources ou par salle, de tenir compte de l’historique de chaque patient, le tout sur un seul écran rapidement consultable. Il devait également permettre de signaler les éventuels patients absents au moment du rendez-vous préalablement convenu. Outre sa capacité à afficher l’ensemble de ces informations sur un seul écran, le programme devait être simple d’emploi et savoir gérer l’édition des documents délivrés aux patients avant le rendez-vous. Une solution intranet comme celle que nous avons retenue est par ailleurs plus facile à gérer pour une petite équipe informatique comme la nôtre.

Parmi un choix relativement restreint sur ce secteur d’activité, l’éditeur belge spécialisé UltraGenda nous a proposé une solution complète de gestion des rendez-vous, en association avec la société Médasys, qui nous a proposé son système de gestion de la radiologie (RIS). Nous avons ainsi retenu une solution relativement onéreuse, mais totalement adaptée aux besoins préalablement exprimés. Nous avons également noté une grande disponibilité de la part du support des éditeurs, tant en termes de formation que d’assistance. Par ailleurs, près de 35 jours/homme ont été consacrés en interne à son implémentation.

Le système est entièrement opérationnel au service radiologie. Six représentants du service et un informaticien ont été formés par l’éditeur au paramétrage de cette solution. Aujourd’hui, nous avons entamé le déploIement dans d’autres services, à commencer par la pédiatrie. Dès que la solution sera déployée à travers l’hôpital, 150 employés auront accès à l’application, à l’horizon juin 2007 au plus tard.