Publié le : 24 octobre 20228 mins de lecture
Quel que soit le secteur d’activité, le secrétariat est un maillon important pour le développement d’une entreprise. Dans le domaine médical, il est primordial que les praticiens se focalisent sur les besoins essentiels de leurs patients. L’externaliser apparaît donc comme une solution pratique, pour permettre aux médecins de gérer efficacement leur service médical et apporter aux patients les meilleurs soins possibles. Voici pourquoi et comment externaliser la fonction de secrétaire médicale.
Pourquoi est-il important d’externaliser la fonction de secrétaire médicale ?
Le rôle principal d’une secrétaire médicale est d’assurer la permanence téléphonique médicale. C’est une activité qui requiert du temps et de l’attention. Recourir à un secrétaire médical qui pourra accomplir avec efficience cette fonction est une belle alternative pour les professionnels de santé. Ils pourront ainsi se consacrer entièrement à la satisfaction de leurs patients. Externaliser la fonction de secrétaire médicale présente de nombreux avantages dont il faut absolument tenir compte.
Choisir cette option c’est disposer de plus de disponibilité pour assurer ses principales fonctions médicales. Le secrétaire médical est chargé de la gestion des appels entrants, des agendas de consultation, de la prise de rendez vous et d’effectuer un suivi personnalisé pour chaque patient afin de faire un rapport au médecin. Externaliser la fonction de secrétaire médical c’est opter pour une solution simple et économique. Il suffit tout simplement de transférer au télésecrétaire la ligne téléphonique de votre cabinet médical. Il dispose déjà des équipements nécessaires pour faire le travail et vous ne serez pas obligés de dépenser dans l’installation d’appareils informatiques, de logiciels ou de matériels téléphoniques coûteux. De plus, vous serez dispensé d’embaucher du personnel et de respecter les charges sociales patronales. Les services fournis par le télésecrétaire médical sont facturés en fonction du nombre d’appel effectué par ce dernier pour votre compte, contrairement à un secrétaire salarié qui a un salaire fixe.
La visibilité et la notoriété d’une entreprise passent par la communication et la qualité des prestations fournies. Le secrétaire médical est un professionnel doté de toutes les compétences requises pour accueillir, conseiller et orienter votre clientèle. Il s’assure de maintenir la réputation de votre établissement médical à travers une bonne relation client. Maintenant que vous connaissez l’importance d’externaliser la fonction de secrétaire médicale, il va de soi de vous détailler les étapes pour y procéder.
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Déterminer les besoins du cabinet et rédiger le cahier des charges
C’est la première étape de l’externalisation. Savoir les raisons pour lesquelles le cabinet décide de l’externaliser. À cette étape, le responsable du corps médical fait le point des besoins de l’établissement. Il cible les activités qui font partie du métier et définit les tâches qui doivent être confiées ainsi que les attentes par rapport au télésecrétaire médical. Il s’agit de la gestion des appels téléphoniques et des messages, de la prise de rendez-vous, l’accueil personnalisé et le suivi de chaque client. C’est une étape très importante car elle permet au responsable médical de faire une analyse sur le fonctionnement de la structure, ses points faibles et ses forces et de connaître les activités peu rentables mais qui nécessitent beaucoup de temps et de personnel.
Une fois que les activités qui seront confiées au télésecrétaire médical sont listées, le responsable peut alors procéder à l’élaboration d’un cahier des charges. Dans ce dernier, il détaille clairement les missions que le secrétaire doit accomplir. Le secrétaire médical externalisé a ainsi connaissance des fonctions précises qui lui sont attribuées ainsi que de l’ordre de priorité pour les remplir. Vous pouvez vous rendre sur telesecretariat.com pour en savoir plus sur les missions d’un télésecrétaire.
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Choisir son prestataire et établir un contrat d’externalisation
Après avoir défini les besoins de l’établissement médical, il faut dès lors trouver le bon prestataire qui saura y répondre efficacement. Vu l’importance de cette étape, le responsable de la structure doit y aller avec minutie. Plusieurs éléments sont à prendre en compte dans le choix du télésecrétaire médical. Il ne faut pas simplement se focaliser sur une personne qui nous semble bien et dont le tarif nous avantage. Même si le coût du service est un élément important, la qualité l’est encore plus. Il est nécessaire de comparer plusieurs prestataires à la fois et de se baser sur leurs compétences, leurs expériences dans ce domaine et les missions similaires déjà effectuées auparavant. Il doit s’agir d’une personne de bonne moralité et déterminée à instaurer entre vous et vos patients une relation de communication et de confiance. Il est important de trouver une personne qui soit sur la même longueur d’ondes que vous.
Lorsque vous faites le choix du secrétaire médicale qui travaillera de concert avec vos objectifs fixés, il convient par la suite d’établir et de signer un contrat d’externalisation. Ce document détaille avec précision toutes les clauses de votre partenariat avec le secrétaire médicale externalisé. Il s’agit notamment des missions attribuées, l’ordre de priorité à respecter, la durée de la collaboration, la rémunération de la prestation fournie…
Faire le suivi des tâches confiées au secrétaire médical
Cette étape est continuelle et intervient à la fin de l’opération, une fois le télésecrétaire trouvé et le contrat signé. Dès que la fonction de secrétaire médicale aura été externalisée, des changements positifs se feront à l’interne de la structure médicale. Il est important de se conformer au nouveau mode de fonctionnement de l’établissement médical et de se consacrer entièrement au cœur du métier. Néanmoins, le responsable doit réaliser un suivi régulier des fonctions du secrétaire médical pour s’assurer que les attentes sont comblées et que les objectifs fixés sont atteints. Il doit être en contact permanent avec le secrétaire médical afin de garantir un travail bien exécuté.
En plus de cela, le professionnel de santé doit mettre en place un système de suivi des activités externalisées en se servant de certains logiciels de gestion. Pour optimiser le rendement du secrétaire médical et en tirer le meilleur parti possible, il peut avant de commencer l’exercice de ses fonctions, faire l’objet d’une formation médicale. Ainsi, il saura répondre efficacement aux besoins de vos patients et leur faire une assistance personnalisée.
Externaliser la fonction de secrétaire médicale est une pratique assez courante de nos jours. Elle présente plusieurs avantages et passe par des actions phares pour assurer le bon fonctionnement d’un établissement médical.